L’intégration d’une nouvelle recrue est une étape essentielle et la plus importante pour qu’elle devienne un membre à part entière de vos équipes et productive en un temps minimal. Découvrez les principales étapes pour réussir votre onboarding.
Ce processus a pour but de faciliter l’intégration de nouvelles recrues aux équipes existantes et non, ce n’est pas un terme seulement destiné aux start-ups.
Globalement, c’est un ensemble d’actions mises en place pour simplifier leur intégration.
Même si cela implique qu’elles ne seront pas opérationnelles dès le premier jour d’embauche, c’est un réel investissement sur le long terme et sur la future productivité de vos prochains collaborateurs.
Beaucoup d’études suggèrent que la qualité de votre onboarding impactera grandement l’engagement, la productivité et les performances des nouveaux membres de votre équipage.
Malheureusement, il n’existe pas de fourchette de temps idéale, tout dépend de votre marque employeur.
Ce qu’il faut savoir en revanche, c’est qu’elle débute dès qu’un candidat accepte l’offre d’emploi que vous lui proposez et se termine une fois le salarié 100% intégré.
Habituellement, soit une personne est responsable de l’onboarding des nouvelles recrues, soit une personne lui est attitrée comme support.
Les programmes sont souvent développés au sein du service RH.
Les responsables de cette activité au sein de l’entreprise doivent être en relation directe avec les managers pour s’assurer du bon déroulement des étapes mais aussi aux difficultés rencontrées par les nouveaux membres d’une équipe.
Les objectifs sont les suivants :
⚠️ : Il est primordial d’avoir déjà préparé l’onboarding avant de poster des offres d’emploi.
Il existe plusieurs moyens de créer votre onboarding, tout en sachant que le contenu dépendra de votre marque employeur et du service auquel le poste est associé.
L’accueil est une partie très importante pour leur intégration car c’est leur premier point de contact avec votre entreprise.
Les intervenants doivent être sympathiques et disposés à apporter leur aide pour tous types d’interrogations.
Ces intervenants représentent la passerelle entre les équipes en place et les recrues.
De manière générale, ce sont eux qui vont leur faire visiter les locaux et leur présenter les employés avec lesquels ils interagiront le plus.
La seconde étape est de créer un document écrit ou plus ludique comme un jeu ou une vidéo.
Le but de ce premier support est de répondre à toutes les questions que peuvent se poser les nouvelles recrues concernant la politique de l’entreprise ou encore le détail des procédures.
Dans le cas où la recrue ne trouve pas la réponse à sa question, elle doit être en mesure de savoir où elle peut trouver la réponse à sa question en toute autonomie idéalement.
En fonction de la taille de la structure mais aussi des besoins, des sessions de training sont régulièrement organisées.
Également présents pour les employés actuels, ils sont légèrement différents, parce que leur objectif est de faire comprendre aux nouveaux arrivants les compétences sur lesquelles ils doivent capitaliser mais aussi celles sur lesquelles ils ont des lacunes.
Ces sessions servent à leur faire comprendre davantage leur rôle, responsabilités et processus organisationnels.
La participation à ces sessions permet également de renforcer la cohésion mais aussi les valeurs de votre entreprise.
Pour des rôles mineurs, une simple documentation peut suffire dans certains cas, c’est souvent le cas pour des rôles majeurs que la documentation peut être très détaillée.
Par exemple, si vous employez un chef de produit mode, en fonction de la taille de votre structure, il est possible qu’il soit amené à maîtriser le PLM que vous utilisez.
Plutôt que de le former au compte-gouttes, il est essentiel de le former s’il ne maîtrise pas la solution adéquate.
Ce sans quoi, vous allez perdre beaucoup de temps et d’argent.
Nous sommes tous passés par là.
Pensez aux occasions où vous deviez intégrer une nouvelle équipe, vous étiez excité mais aussi probablement nerveux et interrogatif.
Sans accompagnement, vous risquez de submerger vos recrues d’un trop grand nombre d’informations et les statistiques montrent que plus un onboarding est réussi, plus l’engagement d’un employé vers votre entreprise sera élevé.
Dans le cas actuel de pénurie de talents, ce n’est clairement pas un programme à prendre à la légère.
Recruter un bon profil a un certain coût, autant en terme financier que d’énergie dépensée à organiser des rendez-vous, faire des comptes rendus, tester le candidat pour finalement prendre votre décision.
Imaginez si vous ne pouviez pas réussir à garder vos meilleurs talents et que la seule raison pour laquelle la rétention est basse, ce n’est ni à cause de vos équipes, ni de ses compétences mais seulement d’un onboarding mal organisé ?
Pour rappel, plus votre onboarding sera efficace, plus vos nouveaux effectifs seront à jour rapidement et seront d’autant plus productifs.
Avec la situation sanitaire de la pandémie mais aussi en raison des circonstances actuelles, de plus en plus d’entreprises privilégient les postes à distance (totalement ou partiellement) pour les rôles qui le permettent.
Vous vous demandez peut-être comment réaliser un onboarding à distance et si c’est même possible ?
Les nouvelles recrues évoluant à distance, il peut être facile de se sentir désorienté ou même complètement perdu.
Il va falloir simplifier davantage la compréhension que le programme effectué pour des personnes rencontrées en physique.
Utiliser davantage de formats ludiques comme la gamification ou la vidéo.
Organisez régulièrement des appels groupés et individuels en privilégiant le format vidéo à l’aide de votre outil de communication interne que ce soit Microsoft Teams ou encore Zoom.
La présence d’un membre de votre équipe est d'autant plus essentielle pour des salariés en remote.
C’est pour cette raison que de nombreux outils spécialisés dans l’onboarding sont régulièrement utilisés pour de nombreuses entreprises.
Qui sait ? Peut-être que le metaverse pourrait être la clé de cette problématique.
Pensez à votre programme d’onboarding comme votre produit.
Engagez avec votre audience (vos recrues), demandez-leur à quel point elles apprécient le programme, s’il est simple, complexe ou encore ludique.
Vous devez toujours être en quête d’améliorations sur votre programme, pour que votre rétention de talents soit la plus élevée possible.
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