Le freelancing fait rêver de nombreux créatifs. Il apporte la liberté, l’indépendance, la polyvalence dont de nombreux talents ont besoin pour s’épanouir.
Mais être freelance, comporte aussi des responsabilités comme le paiement de tes prestations ou vérifier la solvabilité de tes clients, retrouve tous nos conseils et recommandations pour te faire payer dans les délais impartis.
De manière générale, il est vivement conseillé de se prémunir de 3 documents, le contrat de prestation de services, les CGV et la facture, qui permettent de délimiter les responsabilités/obligations des différentes parties et permet une résolution rapide en cas de conflit.
Il existe 2 principales typologies de paiement :
La plus grosse différence entre ces deux possibilités, c'est la tarification journalière sur la première option, qui ressemble un peu au modèle du salariat et la tarification au forfait, qui est plutôt basée sur la compétence et non la quantité de temps nécessaire.
Vérifier la solvabilité de ses clients, c’est consulter la santé financière de ton prospect et éviter les retards de paiement ou les impayés.
Si nous te recommandons chaudement de vérifier cette information, c’est pour faire une vérification, à ton échelle, de la capacité de ton client à régler ses dettes.
Tu trouveras le détail des étapes juste en dessous de la liste numérotée.
L’extrait KBIS mentionne toutes les informations légales liées à une entreprise ainsi qu’à son immatriculation, soit ton client te le fournit, soit tu peux l’acheter sur infogreffe.fr.
Si la structure a eu des procédures juridiques comme un redressement ou une liquidation judiciaire, elles y seront mentionnées.
Pour te procurer un état d’endettement, il faudra faire la demande au Tribunal de Commerce directement, tu y retrouveras notamment des informations suite à différents impayés si tel est le cas.
Tout site internet a l’obligation d’avoir une page dédiée aux mentions légales, en général dans le footer du site (tout en bas de page). Elle comporte le SIRET, l’identification du directeur de publication, l’identité de l’hébergeur, etc. Compare les informations que ton prospect t’a données avec celles présentes dans les mentions légales.
Même si la grande majorité des entreprises choisissent une clause de confidentialité sur leurs comptes annuels, les rendant non consultables, ça vaut toujours le coup de jeter un œil. Également consultable sur le site infogreffe.fr.
Nous te conseillons de vérifier l’existence d’une procédure collective en cours ou non, aussi consultable sur le même site.
Pour résumer en ⅔ mots, une procédure collective, c’est une mesure judiciaire qui permet de poursuivre l’activité d’une entreprise sans pour autant outrepasser les droits de ses créanciers (ceux envers qui elle a une dette).
Il existe deux moyens principaux utilisés lors d’une procédure collective, à savoir que les dettes issues de différents créanciers deviennent collectives et non individuelles. Puis, l’entreprise n’a pas le droit de payer ses dettes initiées avant la procédure en cours.
Il existe différentes procédures collectives :
Autrement dit, si un de tes prospects est en procédure de sauvegarde judiciaire, tu risques de devoir attendre avant d’être payé, si ta dette est émise avant l’une de ces procédures, tu peux te retrouver le bec dans l’eau.
En cas de procédure de redressement judiciaire, tu risques de ne pas voir ton argent avant un bon moment si jamais tu le perçois.
Quelle que soit la transaction, pour être payé, tu dois pouvoir présenter une preuve écrite ou digitale (signature) de l’accord passé par le biais d’un contrat, d’un devis ou d’une facture.
Le devis étant le moyen le plus rapide, le plus simple et le plus sûr de certifier cet accord, nous te recommandons d’en faire un, d’autant plus qu’il est obligatoire pour un montant égal ou supérieur à 1500€.
L’avantage du contrat, c’est que même si les mentions obligatoires sur l’ensemble de ces contrats restent similaires, le contrat peut apporter des clauses complémentaires facultatives pouvant davantage protéger tes intérêts.
Tout comme le contrat de prestation de services, un devis contractualise ta relation commerciale avec ton client, une fois signé, un accord est convenu et vous êtes tous les deux engagés, notamment sur le paiement de la prestation.
Pour faire un devis, rien de plus simple, quelques gouttes de jus de cerveau et un Sheets ou un Excel, un tableur en gros.
N’oublie pas qu’il est essentiel de rajouter la même teneur des mentions issues des CGV du contrat si tu en as fait.
Sans oublier les mentions essentielles concernant la finalisation et le paiement de la prestation :
Si tu es auto-entrepreneur et que tu bénéficies de la franchise de base : “TVA non applicable, article 293 B du CGI”.
N’oublie pas de déduire le montant des acomptes payés sur le montant restant à régler.
Pour rappel, sur de la marchandise physique, la TVA ne sera exigible que lors de la livraison finale. Quant aux services, la TVA est exigible dès encaissement.
Aujourd’hui, en 2022, il existe une multitude de moyens de paiements rapides comme PayPal, Stripe, ou tout simplement un bon vieux virement bancaire.
En fonction de ton profil et de ta situation, renseigne-toi sur les moyens de paiement qui te correspondent le mieux en fonction de tes attentes et du prix de ces options.
Plus tu choisiras un moyen de paiement rapide, plus vite tu seras payé.
Un contrat de prestation de service n’est pas obligatoire, mais vivement recommandé.
C’est un document où sont inscrits l’identité des parties, l’objet du contrat (tâches décrites avec précisions en plus du besoin client), ou encore les modalités d’exécution, sans oublier les différentes clauses qui peuvent y être ajoutées en fonction de la mission commandée comme la clause de confidentialité ou de transfert de propriété.
C’est également sur ce contrat que sont inscrites les différentes pénalités et sanctions en cas de retard de paiement ou d’impayés.
Pour rappel, les délais de paiement doivent obligatoirement figurer sur la facture et les CGV (mention obligatoire), il en existe 4 différents :
Sans accord au préalable, le délai maximum est de 30 jours, avec accord jusqu’à 60 jours calendaires ou 45 jours fin de mois.
Plus d’infos sur les délais de paiement
En cas de retard de paiement, tu seras en droit d’exiger des pénalités ainsi que l’indemnité forfaitaire (40€) pour frais de recouvrement. Tu n’auras pas besoin de faire un rappel par lettre recommandée.
Si comme la majorité des indépendants, tu as peur de devoir encaisser des retards de paiement ou des impayés, l’utilisation d’acompte n’est plus une option mais une nécessité.
Une fois que tu auras décidé de la possibilité de demander un acompte à tes clients, deux possibilités s’offriront à toi, soit demander :
Quelle que soit ta décision, n’oublie pas de fournir une facture d’acompte à ton client dès encaissement de celui-ci. Tu devras en fournir autant que d’acomptes auront été versés, auxquels tu déduiras le montant perçu de la différence sur le montant total de la facture finale.
Les deux premières étapes avant un recours juridique pourraient être :
Ça peut te paraître fou, mais certains clients sont tellement focalisés sur leur activité qu’il peut leur arriver d’avoir oublié l’échéancier que vous aviez convenu, si c’est le cas, pas de panique, peut-être qu’il ou elle est juste tête en l’air.
Si ce n’est pas le cas, essaie de comprendre les raisons de cet oubli ou de cette volonté. Tu peux lui proposer une modification des délais de paiement par exemple si nécessaire.
Comme tout échange avec ton client, il est recommandé d’envoyer un mail faisant preuve écrite et datée faisant foi en cas de poursuites (en fonction des poursuites engagées). Tu as également la possibilité de faire signer une reconnaissance de dettes à ton client.
Si ton client ignore tes appels ou n’applique pas les solutions que tu lui as proposé lors du coup de fil, tu as la possibilité de lui envoyer une lettre de relance.
Tu devras mentionner :
Tu peux y joindre une copie de la facture.
Ça reste une lettre courtoise, aucune mention obligatoire issue de la facture ou du devis n’est à rappeler si ce n’est le numéro et montant de la facture finale.
Lors d’un recours à l’amiable, il est obligatoire de créer un échange courtois et de ne pas menacer ton client sous peine de poursuites.
Si ces axes de recours à l’amiable n’ont pas fait effet, tu as la possibilité de faire une mise en demeure.
C’est tout simplement la première étape avant le début d’une procédure judiciaire a contrario des précédentes étapes où aucune conséquence juridique n’est à considérer.
Trois options de rédaction :
Tout le monde préfère ne pas y penser, mais je suis persuadé que tu aimerais connaître tes options en cas extrêmes, tu les retrouveras ci-dessous.
Dans l’idéal, trouver un arrangement à l’amiable avec ton client est la meilleure solution.
Seulement la justice peut te donner un titre exécutoire, autrement dit ton ticket pour obtenir le recouvrement forcé de la facture impayée de ton client.
Si tu as contracté une assurance professionnelle, certaines proposent au cœur de leur offre, une assistance juridique qui pourrait potentiellement couvrir une partie ou la totalité des dépenses juridiques.
Renseigne-toi auprès de ton assureur.
Première étape d’une tentative au recours judiciaire, c’est une demande qui est à déposer auprès du Tribunal du Commerce adéquat si inscrit au RCS, le montant de la dette doit être incontestable et doit figurer sur le contrat.
Pour rappel, les dettes égales ou inférieures à 5.000€ peuvent être mises en œuvre par un huissier de justice.
Dans les recours classiques, tu devras t’acquitter de frais de greffe à hauteur de 33,47€ sans compter les frais d’avocat ou d’huissier si tu as fait appel à eux.
Dans le cas d’une dette commerciale, le formulaire est juste ici.
Plus d’infos sur les démarches
Tu auras 2 possibilités, soit plaider ton dossier toi-même, soit avoir recours à un avocat.
Si tu fais le choix de te représenter seul, tu devras intituler l’acte, identifier les différentes parties ou encore résumer l’objet de ta demande (liste des éléments).
Les frais de greffe s'élèvent à 48,59€ (2 parties).
Tu recevras ensuite une ordonnance du président du tribunal, que l’on appelle plus communément “exécutoire de plein droit à titre provisoire” qui te permettra de demander l’exécution immédiate de l’ordonnance dès signification par un huissier de justice.
Plus d’infos sur le référé-provision
Si la première et la deuxième étape ne suffisent pas, la troisième donnera lieu à un procès.
C’est aussi la méthode la plus chère.
À défaut de la première option évoquée, cette procédure implique une comparution et demande aux différentes parties d’argumenter.
Cette assignation est délivrée par un huissier de justice, et doit être donnée au défendeur à minima 15 jours avant la date d’audience et 8 jours au Tribunal du Commerce.
Actuellement, le montant est à hauteur de 70,86€ pour les deux parties.
Plus d’infos sur l’assignation au fond
Détail des prix mis à jour des procédures
Pour résumer, mets tout en œuvre pour trouver un arrangement à l’amiable, c’est la solution la moins chère et la plus simple, tout en ne créant pas de tensions dans tes relations commerciales.
Avant d’agir, un huissier de justice aura besoin d’une preuve de culpabilité (titre exécutoire fourni par l’une de ces procédures) pour réfléchir aux différents moyens à mettre en œuvre pour récupérer le montant des dettes.
Il existe également le droit de rétention consistant à conserver un objet physique qui a été confié pour faciliter l’exécution d’une prestation jusqu’à paiement des sommes dues dans certains cas particuliers.
Pour finir et pour dernier rappel, privilégie toujours les recours à l’amiable, dans le but de pérenniser tes relations commerciales, c’est moins cher, plus fluide, et moins agressif pour tout le monde.
Ne te casse plus la tête à te demander comment prospecter. Laisse-nous faire.
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